Если сотрудник умер, как оформить документы об увольнении в связи со смертью? Собрали в статье всю информацию по этому вопросу. Читайте, какую запись в трудовой сделать, как подготовить приказ, кому и какие выплаты положены.

Читайте в статье:

Увольнение в связи со смертью работника: статья ТК РФ 2020

В пункте 6 части 1 статьи 83 ТК РФ оговаривается возможность прекратить трудовой договор, если сотрудник умер. Увы, люди умирают не только от старости. Кончина может настичь и молодых – от болезни, в результате несчастного случая, катастрофы, военных действий, стихийных бедствий и пр. Именно поэтому законодатель предусмотрел такой вариант прекращения трудовых отношений.

Разумеется, оформляя прекращение трудового договора, руководство компании должно учесть ряд нюансов, отличающих этот случай от обычного увольнения. К примеру, по общему правилу работник должен ознакомиться с приказом об увольнении под роспись (ст. 84.1 ТК РФ). Но в такой ситуации он сам не может расписаться, а доводить приказ до сведения других лиц, к примеру, родственников умершего, работодатель не обязан. Ведь к трудовым отношениям покойного эти люди не имели никакого отношения. Следовательно, на документе будет стоять только подпись руководителя.

Основанием для увольнения по смерти могут стать только два документа:

• свидетельство о смерти из ЗАГС;
• решение суда, признавшего человека умершим.

В свидетельстве должны быть указаны:

• ФИО человека;
• точная дата смерти;
• дата и место рождения;
• гражданство;
• место смерти;
• наименование организации, выдавшей документ;
• реквизиты (серия и номер, дата выдачи, подпись уполномоченного лица).

В последний рабочий день сотрудник должен получить не только расчет и трудовую книжку. Есть документы, которые кадровик обязан выдать по умолчанию. Кроме того, при увольнении сотрудник может запросить и другие формы. Редакция журнала "Справочник кадровика" собрала для вас актуальный в 2020 году перечень документов с образцами.

Как уволить умершего сотрудника

Обычная процедура прекращения трудовых отношений связана с совместными действиями руководства и сотрудника: компания издает приказ , человек с ним ознакамливается, получает подготовленные кадровой службой документы, расписывается и пр. Однако умерший не может ознакомиться с приказом и получить расчет, поэтому стандартная процедура в этом случае не подходит. Оформление увольнения по смерти сотрудника начинается с момента предоставления родственниками умершего документа, подтверждающего его кончину. Процесс происходит в несколько этапов.

Пошаговая инструкция увольнения умершего работника

Этап 1. Издается приказ по предприятию о прекращении трудовых отношений с сотрудником в связи с его кончиной. К нему прикладывается копия свидетельства о смерти или решения суда.

Этап 2. Составляется уведомление. В нем указывают дату увольнения человека, совпадающую с днем смерти. Графа, в которой должен расписываться ознакомленный с документом работник, остается пустой.

Этап 3. Оформляется справка-расчет. Отдел кадров предоставляет информацию о фактически отработанном времени и неиспользованных днях отпуска , а бухгалтерия на основании этой информации рассчитывает подлежащую выдаче зарплату и другие положенные выплаты.

Этап 4. В личную карточку сотрудника вносится запись об увольнении.

Этап 5. Вносится запись об увольнении в трудовую книжку, если работник отказался от перехода на электронный учет своей рабочей деятельности, и книжка осталась в компании.

Все места, где в обычном случае ставится подпись сотрудника, остаются пустыми. Родственники умершего не должны расписываться в этих документах.

Увольнение в связи со смертью работника: запись в трудовой 2020

Поскольку умерший человек не может быть уволен, запись в бумажной трудовой книжке не может быть такой: «Уволен в связи со смертью». Правильной будет формулировка, предусмотренная ст. 83 ТК РФ: «Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон». Отсылка к этой статье тоже должна обязательно проставляться – данное основание указано в п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.

В графе 2 нужно указать дату смерти работника, зафиксированную в документе, предоставленном родственниками. Поскольку подтвердить свое ознакомление с записью, проставленной в трудовой книжке, умерший не может, соответствующее поле остается пустым.

За трудовой книжкой умершего сотрудника могут обратиться супруг (супруга) или кто-то из родственников. Чтобы получить трудовую, родственникам нужно предоставить в организацию, где до момента смерти трудился человек, такие документы:

• письменное заявление о выдаче книжки ;
• документ, подтверждающий факт смерти (свидетельство или решение суда);
• свой паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
• документ, подтверждающий родство с умершим (свидетельство о браке, свидетельство о рождении).

Копии указанных документов сотрудникам отдела кадров следует подшить в личное дело умершего сотрудника.

Родственники могут прийти в компанию лично или попросить переслать им трудовую книжку по почте. Если документ получен лично, в журнале учета движения трудовых книжек проставляются данные человека, которому документ был передан, а сам он должен расписаться в графе «Расписка работника в получении». Если книжка отправлялась по почте, вместо росписи в этой графе ставятся данные с почтовой квитанции.

Во время обучения по программе профессиональной переподготовки "Организация работы с персоналом" вы узнаете, как оформлять кадровую документацию по новым правилам, как оценивать кандидатов и принять на работу нового сотрудника, как внедрять профстандарты и что делать, если квалификация работников не соответствует их требованиям, и многое другое. После завершения учебного курса вас ждет официальный диплом.

Если никто не пришел за трудовой книжкой, организация обязана хранить ее 75 лет – для оформленных до 2003 года и 50 лет – для оформленных после 2003 года. Если за документом обратились сразу несколько родственников, независимо друг от друга, он должен быть выдан первому, подавшему заявление. Остальным предоставляется справка с указанием данных человека, получившего подлинник.

Следует отметить, что родственникам лучше забрать трудовую книжку, поскольку только на основании этого документа они могут получить часть накопительной пенсии умершего. Кроме того, факт её передачи свидетельствует, что у компании нет материальных претензий к скончавшемуся сотруднику.

Приказ об увольнении в связи со смертью работника – образец

Проще всего воспользоваться унифицированной формой № Т-8, в которой есть все основные моменты, которые следует учитывать при увольнении сотрудника . Если компания использует в работе только собственные шаблоны и самостоятельно разрабатывает образцы приказов под все ситуации, следует отобразить в тексте такие моменты:

• наименование и реквизиты организации;
• название приказа и дата его составления;
• ФИО и должность увольняемого человека;
• основание для прекращения трудовых отношений – обязательно должна быть отсылка к ст. 83 ТК РФ;
• реквизиты документа, подтверждающего основание для расторжения;
• подпись руководителя.

Графа для ознакомления сотрудника с приказом остается пустой. К приказу об увольнении в связи со смертью прикрепляется копия свидетельства или решения суда.

Какой датой оформляется приказ об увольнении в связи со смертью работника

Датой, с которой с сотрудником прекращаются трудовые отношения, должна быть дата его кончины, указанная в свидетельстве. Последним рабочим днем указывают предшествующий день или непосредственно дату кончины, если человек вышел с утра на работу и скончался в течение рабочего дня.

Если сотрудник умер 18 февраля, родственники получили свидетельство о смерти 24 февраля, а на последнее место работы умершего представили документ 30 апреля, то приказ будет датирован 30 апреля. Но последним рабочим днем сотрудника будет указана дата 18 февраля (ст. 84.1 ТК РФ).

Этот же принцип действует в ситуации, когда трудовые отношения с сотрудником прекращаются на основании решения суда. Датой смерти будет считаться дата вступления решения суда в законную силу, а последним рабочим днем будет дата последнего фактического выхода на работу. Исключение зафиксировано в ч.3 ст. 45 ГК РФ – если умершим объявлен человек, который пропал без вести при обстоятельствах, угрожавших его жизни, суд может признать датой его смерти день предполагаемой гибели.

Как уволить работника в связи со смертью, если нет свидетельства

В некоторых случаях свидетельство не выдается – если подтверждением смерти служит решение суда. Если человек в течение 5 лет не появлялся в месте жительства и у родственников нет никакой информации о его нахождении или если человек полгода назад пропал без вести при обстоятельствах, угрожавших жизни или дающих основание предполагать его гибель от определенного несчастного случая, он может быть признан умершим в судебном порядке.

В случае обращения родственников такого человека в суд, подтверждением его гибели будет служить решение суда. Именно его родственники должны предоставить по месту последней работы признанного умершим человека.

Выплаты на работе при смерти близкого родственника

Все деньги, которые причитаются сотруднику – неполученная зарплата, компенсация неиспользованного отпуска, другие выплаты, компания должны перечислить членам семьи умершего или тем лицам, что были у него на иждивении на момент кончины (ст. 141 ТК РФ). Деньги выплачиваются не позднее недели с момента, когда лицо, имеющее право на их получение, обратилось с заявлением. К заявлению о выплате должны быть приложены паспорт заявителя и документ, подтверждающий родство.

Обратиться за получением денег, начисленных умершему, его родственники могут в течение 4 месяцев со дня открытия наследства (ч. 2 ст. 1183 ГК РФ). Если работодатель снял со своего счета деньги для выплаты, но за ними в течение 5 рабочих дней никто не обратился, их следует депонировать (п. 6.5 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

В компании может быть предусмотрена материальная помощь родственникам умершего работника – в коллективном договоре или другом ЛНА. Руководство также вправе лично принять решение о выдаче матпомощи, даже если в документах компании она не предусмотрена.

Помимо этого, родственники, похоронившие скончавшегося сотрудника за свой счет, могут обратиться к руководству компании за получением социального пособия на погребение. Оно выплачивается за счет средств ФСС.

Деньги, причитавшиеся умершему и выплаченные его родственникам, не облагаются НДФЛ (п. 18 ст. 217 НК РФ), поэтому выплачивать нужно полную сумму, без удержания налога. Страховыми взносами эти деньги тоже не облагаются.

В трудовой биографии работников предприятий и компаний происходит множество разных событий. Один уходит в Армию, другой осужден отбывать наказание, третий заболел и признан нетрудоспособным. Все эти события ведут к прекращению трудового соглашения, по обстоятельствам, независящим от воли сторон, которое находит отражение в приказах компании, в записях в трудовой книжке. Увольнение в связи со смертью работника не составляет исключения, и обговорено в ст.83 Трудового Кодекса РФ

Так, какие действуют нормативы и правила, регламентирующие прекращение трудового договора, если сотрудник умер?

Всякое окончание трудового соглашения между сотрудником предприятия и работодателем осуществляется на основании приказа, изданного руководителем предприятия. Какие документы служат основанием для издания такого приказа, и какой датой оформляется приказ об увольнении в связи со смертью работника?

Что является основанием для увольнения

Любой приказ об увольнении с работы объявляется на основании соответствующих документов. Если работник уходит с предприятия по собственному желанию, то основанием для приказа служит его заявление. В случае призыва в армию — повестка. Ну, а если работник умер, основанием для приказа о прекращении трудового договора в связи с безвременной кончиной работника служит один из двух документов:

• свидетельство о смерти,
• постановление суда о признании сотрудника отсутствующим по неизвестным причинам, или умершим.

Свидетельство о смерти является документом, заверяющим акт гражданского состояния, оформляется в органах ЗАГСа на основании медицинского заключения, полученного из медучреждения, где был зафиксирован факт смерти.

В документе содержится следующая информация:

• Фамилию, имя, отчество умершего гражданина;
• дату и место рождения;
• дату и место смерти;
• Основание для составления свидетельства, информация о записи акта о смерти: дата и номер записи;
• национальность;
• гражданство;
• место нахождения гражданина на момент смерти;
• Название и место государственного учреждения, зарегистрировавшего акт смерти;
• Дату выдачи свидетельства о смерти;
• Подпись, фамилию, И.О. руководителя ЗАГСа, выдавшего документ;
• Номер свидетельства о смерти;
• Причину смерти;

Заверенное печатью и подписанное руководителем загса свидетельство о смерти передается близким родственникам умершего.

Постановление, заверяющее факт смерти человека, пропавшего без вести, суд может вынести на основании заявления близких родственников о том, что данный человек в течение 5 лет не дает о себе знать, и о его местонахождении ничего неизвестно, а попытки найти его, результата не дали. Если гражданин исчез при обстоятельствах, угрожавших его жизни, то суд может признать его умершим после 6 месяцев его исчезновения.

Если военнослужащий, или иной гражданин, пропал, участвуя в военных действиях, или оказавшись в зоне таких действий, то он может быть объявлен умершим по истечении двух лет после случившихся событий.

Признание человека отсутствующим по неизвестным причинам тоже дает основание для окончания трудового контракта, поскольку отсутствующий гражданин не участвует в трудовом процессе, и сможет ли когда-нибудь вернуться, не известно. Суд может признать человека таковым, если в течение года о нем не было никаких сведений.

Как оформляется приказ о завершении трудового контракта

Документ, удостоверяющий кончину работника, будь то свидетельство о смерти, или Постановление суда, рекомендуется предоставлять в отдел кадров в двух видах: оригинал для ознакомления, и копия, которая необходима для хранения в архиве, в личном деле умершего сотрудника. Оригинал после ознакомления возвращается человеку, который принес данный документ.

Получив такой документ от близких родственников, руководитель предприятия издает приказ о прекращении трудового соглашения по причине смерти. Приказ оформляется по стандартной форме Т-8, утвержденной Госкомитетом статистики.

Много разногласий и вопросов возникает по поводу того, от какого числа должен быть оформлен приказ, и каким числом датируется прекращение трудового договора между умершим работником и предприятием.

Важно знать, что приказ датируется тем днем, когда работодателем был получен документ, подтверждающий факт смерти сотрудника. А датой окончания трудового соглашения по причине смерти указывается фактический день смерти, отмеченный в соответствующем документе.

Работодатель не может уволить сотрудника только на том основании, что сотрудник не выходит на работу, а обязан выяснить причины данного отсутствия и подтвердить документально, если работник отсутствует на рабочем месте по неуважительным причинам. В противном случае такое увольнение может быть обжаловано в суде. А до тех пор, пока причины отсутствия работника не выяснены, за ним сберегается рабочее место.

Приказ о прекращении трудового соглашения регистрируется в журнале регистрации распоряжений и приказов. Как правило, лица, должны быть ознакомлены с приказом в установленном законом порядке, о чем они расписываются в журнале регистрации. Но в данном случае, работник не может ознакомиться с приказом, касающимся его. К его родственникам данный приказ тоже не имеет никакого отношения, поэтому в журнале регистрации графа ознакомлен сохраняется незаполненной.

Образец приказа вы видите на снимке:

Запись в трудовой книжке

Опираясь на данный приказ, кадровик делает надлежащую запись в трудовой книжке покойного.

Пометка в трудовой книжке о завершении трудового соглашения должна содержать причину, по какой расторгается данный договор, со ссылкой на номер и дату издания приказа о расторжении договора.

Информация для кадровика. При оформлении последней отметки в трудовой, формулировка «уволен» недопустима, поскольку умерший человек уволиться не может. Запись должна содержать следующую формулировку: прекращено действие трудового договора в связи со смертью.

Трудовая книжка должна быть полностью скопирована для хранения в архиве предприятия, в личном деле сотрудника. Оригинал трудовой книжки передается родственникам умершего сотрудника.

В свою очередь, родственник, получающий на руки трудовую, должен предоставить в отдел кадров документы:

• собственный паспорт, военный билет, иное удостоверение личности;
• документ, свидетельствующий о родственных отношениях с умершим. Таким документом может служить свидетельство о рождении, свидетельство о браке.

Эти документы также копируются сотрудником от дела кадров для хранения в личном деле выбывшего работника.

По просьбе родственников, трудовую книжку могут прислать по почте с обязательным уведомлением о получении. В заказном письме вместе с трудовой книжкой должна обязательно содержаться опись всех отправленных документов.

Случается, что работник одинок, не имеет родственников первой очереди, а с остальными связи разорваны, они не интересуются жизнью данного лица, и о смерти ничего не знают. Одним словом, трудовую книжку и выплаты никто не запрашивает. В этом случае трудовая хранится в архиве компании в личном деле умершего. Личное дело хранится в на предприятии 2 года, а затем передается в архив.

Может случиться и так, что сотрудник умер, этот факт является установленным, но кто получил из ЗАГСа свидетельство о смерти, выяснить не представляется возможным. Как уволить сотрудника, если нет свидетельства о смерти, и выяснить, у кого он находится, не представляется возможным? Тогда официальный представитель предприятия, где работал данный сотрудник, вправе запросить свидетельство о смерти, обратившись в ЗАГС по месту жительства сотрудника. Ему будет выдана копия документа, которая послужит причиной для завершения трудового договора.

Если умерший сотрудник был одиноким, предприятие, где он работал, имеет право взять на себя ответственность и материальные расходы за его похороны. В этом случае предприятие не несет ни перед кем материальных обязательств, и не должно никому выплачивать оставшиеся деньги работника.

Денежные выплаты

Родственников умершего сотрудника интересуют, в первую очередь, вопросы о выплатах семье, поскольку похороны всегда сопряжены с немалыми затратами. Именно выплаты, как правило, являются главной причиной, по которой родственники обращаются к работодателю умершего. Выплаты составляют:

• Оставшуюся заработную плату за отработанные в течение последнего месяца дни;
• Возможные районные надбавки и коэффициенты;
• Премиальные;
• Компенсация за неиспользованный отпуск и др.

Работодатель может начислить единоразовую материальную помощь семье умершего.

Это, если компания — работодатель не имеют отношение к смерти трудоспособного работника. Но печальная статистика свидетельствует о гибели трудоспособных людей на производстве по причине нарушения техники безопасности, и продолжает оставаться довольно высокой. Смерть человека на рабочем месте – по-прежнему не редкость. В этом случае, если подтверждается что человек погиб на работе из-за нарушений условий труда и техники безопасности, предприятие обязано компенсировать семье потерю кормильца.

Денежные выплаты производятся близким родственникам умершего. Приоритетным правом на получение этих денег обладают супруга, дети или родители покойного. Усыновленные дети, и лица находящиеся на попечении умершего работника, тоже являются получателями первой очереди. Для того, чтобы в кассе компании выдали деньги получателю, он, то есть получатель, должен предоставить

• паспорт, или другой документ, подтверждающий его личность просителя,
• свидетельство о смерти,
• документ, подтверждающий близкое родство с умершим, или удостоверяющий факт попечительства.

Только за неимением близких родственников, трудовая книжка и выплаты могут быть выданы родственникам второй-третьей очередей. Преимущественным правом получения денег обладают лица,

• проживавшие с работником на одной жилплощади,
• находившиеся на иждивении умершего работника.

Подсчет всех выплат выполняется в бухгалтерии, в соответствии с документом, заполненном по форме Т-61. Выдача денег родственникам покойного, должны производиться не позднее четырехмесячного срока.

Если сотрудник был одиноким человеком, и получить деньги некому, тогда средства, положенные данному сотруднику остаются на балансе работодателя.

В сложившихся обстоятельствах главной задачей сотрудников отдела кадров является правильное и своевременное оформление документов, чтобы родственники смогли своевременно, без задержек получить все выплаты от компании.

Иногда трудовой договор расторгается по независящим от работодателя и работника причинам. Одной из таких причин является смерть работника (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). В данном материале мы рассмотрим порядок прекращения трудового договора в связи со смертью работника.

Смерть работника: оформление увольнения

Как и при увольнении по любому иному основанию, при увольнении в связи со смертью работника издается соответствующий приказ (ст. 84.1 ТК РФ).

Документом, служащим основанием для оформления такого приказа, является свидетельство о смерти работника.

Обычно приказ издается в тот же день, когда работодателю представляют данное свидетельство. Но какую дату увольнения в связи со смертью указать в приказе?

Дата увольнения в связи со смертью работника

Датой увольнения умершего сотрудника будет являться дата его смерти, указанная в свидетельстве.

Увольнение сотрудника в связи со смертью

По общему правилу при увольнении работник должен ознакомиться под роспись с приказом об увольнении (ст. 84.1 ТК РФ). Но в данной ситуации сам работник уже не сможет расписаться, а ознакамливать с приказом, к примеру, родственников умершего сотрудника работодатель не должен. Соответственно, на приказе об увольнении по смерти сотрудника будет стоять подпись лишь работодателя.

Забегая вперед, отметим, что подпись родственников не понадобится и на других кадровых документах (трудовая книжка, личная карточка).

Увольнение работника в связи со смертью: приказ (образец)

Увольнение по смерти: запись в трудовой книжке

В трудовой книжке умершего сотрудника необходимо сделать следующую запись:

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответственностью «Шелковый путь» (ООО «Шелковый путь»)
4	01	03	2013	Принят в отдел информационных технологий на должность начальника отдела	Приказ от 01.03.2013 № 2/п
5	01	12	2016	Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ от 05.12.2016 № 26/у
				Специалист Крылова С.Л. Крылова

Обращаем ваше внимание на то, что с 27.11.2016 запись об увольнении в трудовой книжке заверяется печатью работодателя только при ее наличии (Приказ Минтруда от 31.10.2016 № 589н , Приказ Минтруда от 31.10.2016 № 588н).

Что делать с трудовой книжкой умершего работника

За трудовой книжкой сотрудника, который умер, могут обратиться супруг/супруга или же кто-то из его родственников.

Попросите у обратившегося копию паспорта, а также документа, подтверждающего брак/родство (например, свидетельство о браке, свидетельство о рождении).

Трудовая книжка умершего работника может быть выдана супругу/родственнику под расписку или же по заявлению обратившегося направлена ему по почте ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Если же за трудовой книжкой никто не обратился, то работодатель обязан ее хранить 75 лет (п. 664 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Как уволить работника в связи со смертью: личная карточка работника

В личной карточке умершего работника (форма Т-2, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) необходимо сделать запись, аналогичную записи в трудовой книжке.

Графа «Подпись» в данной ситуации не заполняется.

Как уволить сотрудника в связи со смертью: производим выплаты

Причитающиеся работнику деньги (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск и т.д.) работодатель должен выплатить членам семьи умершего работника или лицам, находившимся на его иждивении (ст. 141 ТК РФ).

Отметим, что к членам семьи относятся (ст. 2 Семейного кодекса):

• супруги;
• родители/усыновители;
• дети, в т.ч. усыновленные.

На обращение к работодателю за получением причитавшихся умершему работнику сумм у вышеуказанных лиц есть 4 месяца со дня смерти этого работника (п. 2 ст. 1183 ГК РФ). А на выплату у работодателя есть неделя со дня, когда член семьи/иждивенец представил необходимые документы (ст. 141 ТК РФ). Такими документами, в частности, являются:

• заявление о выплате;
• паспорт заявителя;
• документ, подтверждающий родство.

Если деньги для выплаты были сняты со счета работодателя, но за ними никто не обратился в течение 5 рабочих дней, то их нужно депонировать (п. 6.5 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

Какие еще суммы должен выплатить работодатель родственникам умершего работника

Коллективным/трудовым договором или ЛНА может быть предусмотрена материальная помощь родственникам умершего работника. Также работодатель может выплатить материальную помощь по собственной инициативе, даже если она не предусмотрена вышеуказанными документами.

Кроме того, родственники, похоронившие умершего работника за свой счет, могут обратиться к работодателю за получением социального пособия на погребение, которое выплачивается за счет средств ФСС.

Выплаты в связи со смертью работника: НДФЛ и страховые взносы

Суммы, причитавшиеся умершему работнику и выплаченные его родственникам, НДФЛ не облагаются (п. 18 ст. 217 НК РФ). Т.е. родственникам нужно выплатить полную сумму, без удержания из нее налога.

Кроме того, данные суммы не облагаются страховыми взносами.

Что же касается материальной помощи, оказанной родственникам, то страховыми взносами она тоже не облагается. А НДФЛ с материальной помощи не нужно удерживать при условии, что она выплачена членам семьи или же родственникам, проживавшим вместе с умершим работником (

Прекращение трудового договора по причине смерти работника – нестандартная и непростая ситуация для кадровика. Она требует особого отношения и экспертной оценки, поскольку ее нельзя решить по намеченному шаблону. Большинство специалистов отдела кадров не задумываются об этом до момента наступления смерти сотрудника и необходимости оформления документов. Поэтому даже у самых опытных кадровиков возникает потребность в консультации по вопросам кадрового делопроизводства, выдачи окончательного расчета, социальных отчислений и налогообложения.

Какой статьей ТК РФ нужно руководствоваться?

Нормативной базой для увольнения в связи со смертью работника является статья 83 Трудового кодекса РФ, пункт 6 которой предусматривает прекращение трудового договора по причине смерти сотрудника или признания его без вести пропавшим.

Основная трудность, которая возникает у специалиста по кадрам, заключается в том, что в других ситуациях у процедуры увольнения есть инициатор. Им может являться работодатель или работник. В данном случае инициатор отсутствует. Поэтому так важно определиться, с чего начать прекращение трудовых отношений.

Пошаговый алгоритм увольнения выглядит следующим образом:

• Шаг 1 – формирование приказа Т-6.
• Шаг 2 – внести запись в трудовую книжку.
• Шаг 3 – закрыть личную карточку сотрудника.
• Шаг 4 – выдача документов умершего работника.
• Шаг 5 – выдача расчета.

Издание приказа об увольнении

Основанием для начала делопроизводства могут быть 2 документа:

• справка о смерти;
• свидетельство о смерти.

Предоставить документ могут родственники умершего сотрудника. В тот же день необходимо сделать запись о получении в Журнале учета входящих документов, который ведется в обязательном порядке в каждом отделе кадров.

Выпустить приказ об увольнении можно сразу при получении документа.

Какой датой оформлять приказ

Датой оформления приказа будет текущая, а датой увольнения – день смерти сотрудника из свидетельства, поскольку именно в этот день трудовые отношения фактически будут прекращены. Несмотря на то что законодательство запрещает задним числом издавать документы, в этой ситуации нарушения не будет. Если сотрудник умер в выходной или праздничный день, законодатель предписывает расторгнуть трудовые отношения несмотря на это обстоятельство.

Информационная часть приказа по аналогии должна содержать личные данные сотрудника: его фамилию, имя, отчество, наименование должности и подразделения, в котором он работает, в четком соответствии со штатным расписанием организации.

Основание прекращения трудовых отношений в приказе будет звучать как: «смерть сотрудника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».

В графе «Документ» необходимо указать наименование и реквизиты полученного: «свидетельство о смерти Петрова А.Ю. от 15 января 2018 года Серия I-ФО номер 289456». Приказ заверяет руководитель организации. Печать на документах по личному составу не нужна.

Поскольку по понятным причинам нет необходимости в ознакомлении работника с приказом, ниже подписей работник отдела кадров ставит отметку: «Ознакомление сотрудника с приказом невозможно в связи с его смертью», после чего ставит дату и свою подпись.

Образец заполнения приказа об увольнении:

Скачать образец приказа о прекращении трудового договор в связи со смертью – .

Заполнение записи в трудовой книжке

Дата внесения записи об увольнении в трудовую книжку будет совпадать с датой смерти, то есть с датой прекращения трудового договора.

В графе «наименование документа, на основании которого сделана запись» указывают номер и дату приказа об увольнении.

Формулировка записи «сведения об увольнении» будет такой: «Трудовой договор расторгнут в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации». Графа «с записью ознакомлен» останется пустой.

Пример записи в трудовой при увольнении в связи со смертью:

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	Число	Месяц	Год
2.	10	08	2017	Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ от 15.08.2017
				С записью ознакомлен:
				Менеджер по персоналу: Иванова Н.А. (подпись сотрудника отдела персонала и печать организации)

Относительно печати предприятия в трудовой книжке важно сделать замечание о том, что начиная с 2017 года, ее наличие не является обязательным атрибутом для любой формы организации. Поэтому ее отсутствие не будет нарушать легитимность записей в трудовой книжке. Обязательным условием при этом будет установить эту норму в локальном нормативном акте.

Закрытие личной карточки умершего работника

Закрыть личную карточку требуется в каждом случае увольнения. На 4 странице специалист отдела персонала вписывает дату прекращения трудовых отношений с формулировкой основания из приказа. Вместо подписи работника в ознакомлении сотрудник отдела кадров делает запись по аналогии с приказом об увольнении. Ошибкой будет передать это право родственникам, их подпись не будет иметь легитимности.

Приказ об увольнении в связи со смертью необходимо будет зарегистрировать в Журнале учета приказов по личному составу текущей датой. Хранение приказа осуществляют в архиве предприятия в течение 5 лет.

Выдача документов умершего

По общему правилу в случае, если за трудовой книжкой никто не явился, работодатель отправляет по месту жительства письмо с уведомлением и просьбой явиться для получения документов и расчета. Это действие снимает с него административную и материальную ответственность за задержку выдачи трудовой книжки.

Случай увольнения по причине смерти сотрудника не предполагает отправку писем родственникам. Трудовая книжка будет храниться в отделе персонала до востребования ее лицом, имеющим права наследования. К ним могут относиться перечисленные в Семейном кодексе категории: супруги, дети, родители, в том числе усыновители.

В случае, когда родственник умершего работника заявил о желании получить документ необходимо сделать следующее:

1. Затребовать паспорт родственника.
2. Затребовать документы, подтверждающие родственные связи с умершим. Это могут быть: свидетельство о браке, свидетельство о рождении. При этом должна прослеживаться смена фамилии, если документы получает брат или сестра работника.
3. Копии всех перечисленных документов необходимо оставить в отделе персонала и хранить в личном деле сотрудника, уволенного в связи со смертью.
4. Выдать родственнику трудовую книжку под расписку, в которой он указывает свои реквизиты: фамилию, имя и отчество полностью. Если родственники живут в другой местности, право на отправку документов по почте распространяется также как и на владельца документа. Для этого необходимо получить от родственника письмо-запрос с указанием просьбы выслать трудовую книжку по конкретному адресу. Документ будет отправлен в пластиковом конверте заказным письмом с уведомлением о вручении и внутренней описью. После возвращения отправителю уведомление хранят в личном деле сотрудника.
5. В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним делают соответствующую запись. «Документ отправлен почтой по требованию, дата, подпись сотрудника отдела кадров, отправившего трудовую книжку». Если родственник получил трудовую книжку лично, в Книге учета он подпись не ставит, для этого есть расписка в получении. Напротив даты регистрации документа в соответствующей колонке специалист по кадрам ставит отметку о том, что «документ выдан под расписку».

Если трудовая книжка уволенного в связи со смертью работника никем не востребована, работодатель обязан будет хранить ее в течение 50 лет, после чего направить в городской архив. Этот срок оговорен пунктом 43 «Правил хранения и ведения трудовых книжек».

Выплата окончательного расчета

Его производят по аналогии с распространенными случаями. В расчет включают: заработную плату работника на день смерти, компенсация за неиспользованный отпуск, премиальная часть в соответствии с Положением о премировании на предприятии. Локальными нормативными актами могут быть предусмотрены выплаты родственникам материальной помощи в таких случаях. Кроме этого, подобные выплаты могут быть оговорены межотраслевыми соглашениями. Узнать о таких гарантиях можно, ознакомившись с соглашениями или запросив их в региональном правительстве.

Родственникам также необходимо выплатить социальное пособие на погребение. Эти суммы впоследствии будут возвращены Фондом социального страхования работодателю в конце календарного года. Поэтому для выплаты необходимо будет затребовать у родственников умершего работника свидетельство и справку из ЗАГСА о смерти.

Деньги должны быть перечислены на лицевой счет работника. Получить их под расписку также могут категории родственников, перечисленных в Семейном кодексе. Если в течение 5 никто из них не обратится с заявлением выдать деньги, они будут депонированы до востребования. Выдать денежные средства, причитающиеся умершему сотруднику, можно и нескольким родственникам в равных долях. Например, ими могут быть двое или трое детей работника.

Если умерший работник выплачивал алименты, сначала из расчета вычитают их полную сумму, а остаток уже выплачивают родственникам.

Сроки выплаты родственникам ограничены четырьмя месяцами. Этот срок оговорен в Гражданском кодексе как дата открытия наследства. В данном случае за нее принимают дату смерти работника.

Налогообложение выплат на умершего сотрудника

В соответствии с пунктом 18 статьи 217 Налогового кодекса все выплаты, которые положены умершему сотруднику и выплачены его родственникам, налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) не облагаются. Поэтому перечислить или выдать родственникам необходимо сумму, которая насчитана «гросс», то есть до вычета 13% налога.

Что касается материальной помощи, то налогом она также не облагается, но при условии, что родственники проживали вместе с сотрудником.

Страховые взносы на материальную помощь, выданную в связи со смертью сотрудника, и окончательный расчет также не начисляются. Как правило, они составляют 30% от выданной суммы и перечисляются в ФСС и Пенсионный фонд. В рассматриваемой ситуации необходимости в социальном страховании и пенсионных накоплениях нет.

Вопросы и ответы

Вопрос 1. Что делать, если смерть сотрудника произошла во время ежегодного оплачиваемого отпуска?

Ответ: Согласно общепринятой практике в случае прерывания трудового договора рассчитывается отпускной стаж работника на последний рабочий день. По итогам расчета работодатель или выплачивает компенсацию сотруднику, или удерживает излишне выплаченные отпускные. Если работник умер, законодатель запрещает делать подобные вычеты, даже их сумма велика. Объясняется это тем, что в такой ситуации увольнение не является инициативой работника, то есть он не может нести ответственность за это.

Вопрос 2: Что делать, если смерть сотрудника случилась во время нахождения на больничном листе?

Ответ: В этом случае последним днем закрытия листа нетрудоспособности будет день его смерти. Работодатель обязан оплатить этот период согласно требованиям: в зависимости от суммы лет страхового стажа и среднего дневного заработка за последние два календарных года. Предоставить больничный лист могут родственники, получающие трудовую книжку и окончательный расчет.

Вопрос 3: Что делать, если смерть сотрудника наступила на рабочем месте?

Ответ: В соответствии с законодательством работодатель обязан создать комиссию по расследованию несчастного случая. Но оформление кадровых приказов об увольнении необходимо делать, не дожидаясь окончания работы комиссии.

Вопрос 4: Что делать, если сотрудник имеет материальные обязательства перед организацией?

Ответ: Самыми распространенными примерами такой ситуации могут быть: ущерб, который сотрудник причинил работодателю и возмещаемый им по решению суда или по договоренности с работодателем; кредит, предоставленный работнику организацией. Такие обязательства сотрудника также учитываются при окончательном расчете. Законодатель не запрещает предприятию делать подобные удержания из окончательного расчета, поскольку все они являются волеизъявлением работника. Если суммы расчета недостаточно для погашения задолженности, работодатель имеет право на востребование разницы в суде. Ответчиками в этом случае могут быть родственники, получившие право наследования.

У вас остались вопросы? Задайте их в комментариях ниже и получите ответ эксперта бесплатно.

Не редкими бывают случаи, когда договор трудоустройства расторгается по независящим от сторон причинам, в том числе из-за смерти сотрудника. Официально признанный факт смерти человека обязывает работодателя осуществить процедуру увольнения. Образец приказа об увольнении работника в связи со смертью должен быть разработан на каждом предприятии, особенно с большим числом работников. Использование заранее подготовленного документа значительно сокращает время, затрачиваемое на процедуру расторжения договора трудоустройства.

Порядок увольнения

Процедура расторжения договора трудоустройства может начаться только после того, как работодатель получил письменное подтверждение смерти сотрудника. Для этого семья погибшего должна предоставить:

• свидетельство о смерти;
• решение суда, по которому человек признается погибшим или пропавшим;
• медицинское заключение, подтверждающее факт смерти человека.

Важно знать! Устное оповещение родственниками работодателя о кончине человека не является основанием для издания приказа и расторжения трудового договора. В такой ситуации работодателя могут привлечь к ответственности за нарушение прав работника.

При увольнении умершего работника директор организации обязан в полной мере соблюсти порядок расторжения договора трудоустройства:

• родственники предоставляют в организацию доказательства смерти человека;
• руководитель издает приказ о прекращении действия договора;
• вносится запись в карту Т-2;
• вносятся данные в трудовую;
• заполняется записка-расчет;
• родственникам погибшего выдаются денежные средства и документы.

Важно знать! Если у сотрудника нет родственников, то работодатель может самостоятельно обратиться в органы ЗАГСа для получения свидетельства о смерти или подать заявление в суд о признании человека отсутствующим без вести.

Правила оформления приказа

При издании приказа о расторжении договора трудоустройства может использоваться форма Т-8. До 2013 года она была обязательной. На данный момент организации может разработать собственный бланк или использовать старую форму. В документе обязательно должна быть указана информация:

• о реквизитах организации – точное наименование, написанное в полном и/или сокращенном виде, код ОКПО;
• о дате издания документа – день, когда работодателю были предоставлены документы, подтверждающие факт смерти сотрудника;
• о номере документа – на законодательном уровне не предъявляются требования к нумерации документа. Организация может присваивать документы в соответствии с порядком, который установлен в ее нормативных документах. Кроме этого, разрешено использование комбинаций цифр, букв, символов и знаков. Главное требование – отсутствие двух одинаковых номеров документов в одном отчетном периоде;
• о дате и номере ранее подписанного между сторонами договора о трудоустройстве;
• о дате фактического прекращения действия трудового соглашения – дата должна совпадать с днем смерти человека, указанным в свидетельстве. В случае, если гражданин признан умершим по решению суда, то указывается дата, когда оно вступило в законную силу;
• об умершем сотруднике – указывается ФИО, присвоенный при трудоустройстве табельный номер, подразделения и должность, которую до этого занимал человек;
• об основаниях для расторжения контракта – работодатель обязан указать причину, обозначенную в ТК России. В данной ситуации увольнение осуществляется в соответствии с п.6 ст.83 ТК РФ. Запись должна быть внесена без сокращения слов, аббревиатур;
• о документе, на основании которого осуществляется увольнение – указываются данные бумаги, которая подтверждает факт смерти работника – свидетельство о смерти или решение суда.
• В конце приказа руководитель организации обязан указать свою должность, а также поставить подпись с расшифровкой.

Важно знать! Графа для подписи сотрудника остается незаполненной. Просить родственников умершего сотрудника подпись документ не требуется.

Дата оформления документа

Издание приказа осуществляется в тот день, когда работодателю был предоставлен документ, подтверждающий факт смерти человека. При этом, в качестве даты увольнения может быть указан:

• день, указанный в свидетельстве, выданном органами ЗАГСа;
• день, прописанный в решении, вынесенном судом;
• день, когда решение, вынесенное в судебном порядке, вступает в юридическую силу, при условии, что в нем не указана точная дата кончины человека. В данной ситуации документы получают законную силу спустя месяц после судебного разбирательства. Этот срок необходим для обжалования.

Стоит учесть, что не всегда дата издания приказа совпадает с датой смерти. Это связано с тем, что не все родственники своевременно осведомляют работодателя.

Основные ошибки

При расторжении договора трудоустройства с умершим сотрудником работодатель может совершить ряд ошибок, которые впоследствии негативно отразятся на его деятельности. Среди наиболее частных ошибок стоит выделить:

• увольнение сотрудника без наличия соответствующих документов или при устном извещении со стороны родственников;
• ошибочная простановка дат в приказе. Недопустимо указание в качестве дня увольнения последний рабочий день сотрудника. Это связано с тем, что в данный день сотрудник был еще жив и увольнение по ст. 83 ТК РФ будет неправомерным;
• использование слова «уволить». Данная формулировка будет считаться ошибочной, так как уволить можно сотрудника, который является живым. При смерти гражданина осуществляется прекращение действия контракта, который был заключен еще при его жизни.

Важно знать! Если спустя время человек, считающийся мертвым по решению суда, объявится и оспорит данный документ, то работодатель обязан полностью восстановить его в должности.

Увольнение в связи с кончиной сотрудника встречается достаточно часто, особенно на предприятиях с большим штатом сотрудников. В такой ситуации работодатель обязан соблюсти все нормы, прописанные в действующем законодательстве.